全社的な内部統制の整備・運用において、実施基準では、６つの基本的要素に対応した42の評価項目を例として挙げています。
この記事では、その42の評価項目にうち、基本的要素のひとつ「統制活動」に該当する項目に注目し、全社的な内部統制の整備・運用のポイントを簡単にまとめました。
※内部統制基準＝「財務報告に係る内部統制の評価及び監査の基準」
※実施基準＝「財務報告に係る内部統制の評価及び監査に関する実施基準」
基本的要素「統制活動」とは
内部統制基準では、内部統制の基本的要素「統制活動」について、以下のように定義しています。
統制活動とは、経営者の命令及び指示が適切に実行されることを確保するために定める方針及び手続をいう。
統制活動には、権限及び職責の付与、職務の分掌等の広範な方針及び手続が含まれる｡このような方針及び手続は、業務のプロセスに組み込まれるべきものであり、組織内の全ての者において遂行されることにより機能するものである｡
統制活動では、財務報告の虚偽記載リスクを低減させるために、各業務担当部署・担当者の権限及び職責を明確にした上で、部門・担当者間で相互牽制を働かせる等の職務分掌の体制を整備していきます。
リスクの評価・対応との統合
統制活動は、主に業務プロセスにおいて財務報告の虚偽記載リスクを低減させる対応策です。
リスクの評価や対応の方針等に合わせて適切な統制活動を選択することになりますので、基本的要素「リスクの評価と対応」と強い関わりがあるといえます。
統制活動の方針と手続
統制活動の方針として、職務分掌規程や経理規程のような形で全社にわたって統一的に整備するものと、各部門の個々の業務活動に沿って手順を示したマニュアル等を整備するものがあります。
統制活動の手続としては、権限者等の承認や内部牽制による検証、同一の会計基準に基づく継続的な記録等があります。
財務報告に係る全社的な内部統制に関する評価項目の例 ―統制活動―
実施基準で示されている全社的な内部統制の評価項目例42項目のうち、18～24項目は統制活動についてのものです。
それぞれの項目について、整備・運用のポイントを簡単にまとめました。
18．信頼性のある財務報告の作成に対するリスクに対処して、これを十分に軽減する統制活動を確保するための方針と手続を定めているか。
＜整備するもの＞
財務報告に係る内部統制構築基本方針、内部統制規程、稟議規程、予算管理規程 等
財務報告に係る内部統制構築基本方針を毎期更新し、また、稟議規程等による権限者の承認手続の規定や、予実管理を行う手続を定めている
＜運用の証憑＞
財務報告に係る内部統制構築基本方針を承認した取締役会議事録、ワークフローなどの稟議手続の記録、予算実績差異分析の記録 等
19．経営者は、信頼性のある財務報告の作成に関し、職務の分掌を明確化し、権限や職責を担当者に適切に分担させているか。
＜整備するもの＞
業務分掌規程、職務権限規程、決算業務分担表 等
財務報告の作成に関して、各部・各担当者の業務範囲や権限、職責を明確にしている
＜運用の証憑＞
決算業務の分担など実務において規定したとおりに職務分掌や相互牽制が行われている証跡 等
20．統制活動に係る責任と説明義務を、リスクが存在する業務単位又は業務プロセスの管理者に適切に帰属させているか。
＜整備するもの＞
職務権限規程、内部統制規程、フローチャート、業務記述書、プロセスオーナー（業務プロセスの管理者）の設定 等
業務プロセスのプロセスオーナーを設定し、プロセスオーナーがリスクに対応する統制活動について責任を持って管理する体制になっている
＜運用の証憑＞
文書化の維持・管理状況の記録、業務プロセスの不備の是正・改善の記録 等
21．全社的な職務規程や、個々の業務手順を適切に作成しているか。
＜整備するもの＞
業務分掌規程、職務権限規程、経理関連規程、賃金規程、情報システム管理規程、業務マニュアル 等
職務分掌規程や経理規程のように全社にわたって統一的に規定すべきものと、業務マニュアルのように個々の業務活動に沿って手順を示すべきものがあり、それらを実態に合わせて作成している
＜運用の証憑＞
規程の制定・改訂を承認する取締役会議事録、業務マニュアルの制定・改訂を承認する稟議記録、規程や業務マニュアルを自由に閲覧できるイントラネット 等
22．統制活動は業務全体にわたって誠実に実施されているか。
＜整備するもの＞
業務分掌規程、職務権限規程、稟議規程、予算管理規程 等
業務全体にわたり、決裁が必要な事項においては稟議規程等に則った手続がとられており、財務状況については予算実績差異分析等において確認している
＜運用の証憑＞
取締役会議事録、ワークフローなどの稟議手続の記録、予算実績差異分析に関する経営会議議事録 等
23．統制活動を実施することにより検出された誤謬等は適切に調査され、必要な対応が取られているか。
＜整備するもの＞
稟議規程、内部統制規程 等
業務プロセスにおける権限者による承認手続や、稟議手続の際に、検出された誤謬等があれば、差戻しなどの手順が規定されている
＜運用の証憑＞
ワークフローなどの稟議手続の記録、是正指示書および対応実施の記録・報告書 等
24．統制活動は、その実行状況を踏まえて、その妥当性が定期的に検証され、必要な改善が行われているか。
＜整備するもの＞
内部統制規程、内部監査規程 等
内部監査による統制活動の適合性を定期的に検証し、改善の要否を検討し、必要であれば改善を行う手順が規定されている
＜運用の証憑＞
統制活動に関わる稟議手続等の整備状況における改善の記録や報告書 等
統制活動は組織内のすべての者において遂行されるべきもの
内部統制の構築や整備、運用、評価は、経営者や幹部社員、内部監査人等一部の者しか関係がないと思われがちです。
しかし、実施基準では、内部統制に対する役割と責任について、以下のように述べています。
内部統制は組織内の全ての者によって遂行されるプロセスである。経営者、取締役会、監査役等、内部監査人以外の組織内のその他の者も、日常業務の中で、例えば、統制活動、組織内での情報と伝達及び日常的モニタリングなどに関する活動を遂行しており、自らの権限と責任の範囲で、有効な内部統制の整備及び運用に関して一定の役割と責任を有している。
統制活動では、主に「業務分掌」「相互牽制」「継続的記録」が肝になります。
これらについては、従業員が日々執り行っている業務プロセスの其処かしこに組み込まれています。
各人がそれを認識しながら業務に取り組むためには、経営者が意志をもって、内部統制に対する全従業員の意識の向上を図っていく必要があります。
